Lista podstawowych formalności przy organizacji konferencji

Organizacja konferencji czy szkolenia to nie lada wyzwanie. Od wyboru miejsca na event po przygotowanie materiałów reklamowych. W tym artykule przeprowadzimy Cię po liście podstawowych formalności, które musisz zrobić. Jeżeli nie masz doświadczenia w organizacji eventów biznesowych i to przedsięwzięcie dopiero przed Tobą, koniecznie przeczytaj dalszą część tego artykułu.

Hotel lub sala na konferencje

Organizację jakiegokolwiek wydarzenia biznesowego zacznij od poszukiwań.  Chodzi oczywiście o  hotel biznesowy lub centrum konferencyjne, miejsce, które zapewni nam nowoczesną salę konferencyjną lub szkoleniową, odpowiednio wyposażoną. Klimatyzacja, darmowe wi-fi, sprawny sprzęt etc.  Przed rezerwacją miejsca upewnij się, że hotel posiada salę konferencyjną, która pomieści odpowiednią liczbę gości, posiada zaplecze gastronomiczne oraz będzie w stanie zapewnić nocleg wszystkim gościom.

Budżet i harmonogram imprezy

Od tego punktu powinniśmy właściwie zacząć. Właściwie całe przedsięwzięcie zależy od budżetu. To ile masz pieniędzy, w dużym stopniu rzutuje na rozmiar i skalę Twojej konferencji. Wysoki budżet  z pewnością pozwoli Ci na wynajem luksusowego hotelu biznesowego spa. Dla przykładu za łódzką salę na konferencję w hotelu biznesowym trzeba zapłacić ok. 1890 zł (8 h, 305 m2).

 Przy tworzeniu budżetu zadbaj jednocześnie o powstanie harmonogramu imprezy. Pozwoli Ci to zapanować nad przebiegiem wydarzenia, jak również ułatwi Ci to oszacowanie wszystkich kosztów, które powinny znaleźć się w budżecie: nocleg, przerwa na kawę i coś słodkiego, obiad, kwiaty, prezenty dla organizatorów, wreszcie koszt wystąpienia prelegentów.

Nie ma co ukrywać, koszty przy organizacji konferencji potrafią się piętrzyć, jeżeli stworzyć konkretny plan działania z uwzględnieniem wydatków, zachować kontrolę nad budżetem. Harmonogram konferencji, a co za tym idzie program wydarzenia to ukłon w stronę gości.

Powinny znaleźć się w nim ważne informacje m.in. godziny wystąpień konkretnych osób (nie każdy uczestnik konferencji chce brać udział we wszystkich panelach) oraz godziny przerw i posiłków. W harmonogramie umieść również dane kontaktowe do organizatorów oraz ważne informacje np. informacje o zwrocie kosztów podróży etc.

Materiały reklamowe

Nie ma konferencji bez gadżetów i materiałów reklamowych. Wszyscy kochamy dostawać coś za darmo. Nie ukrywajmy tego. Jako organizator konferencji powinieneś zadbać nie tylko o przebieg wydarzenia, ale również o torby z prezentami dla gości. Oczywiście nie muszą to być torby wypakowane drogimi produktami typu telefon komórkowy czy luksusowy kosmetyk.

W torbie pokonferencyjnej niech znajdą się najbardziej znane gadżety: notes, długopis, materiałowa torba na zakupy oraz gadżet związany z Twoją firmą. Jesteście producentem kosmetyków, wrzućcie do torby wybrany mini produkt. Zajmujecie się  usługami księgowo-finansowymi? Może jakiś mały kalkulator albo kalendarz w  skórzanym etui z logotypem firmy? Pomysłów nie brakuje, w kwestii gadżetów lizy się kreatywność. Postaw na gadżet, który szybko nie wyląduje w szufladzie biurka.

Jednak nie tylko o gadżety reklamowe powinieneś zadbać. Na kilka tygodni przed startem imprezy, zleć profesjonalnej firmie wydruk wszystkich ulotek, programów konferencji, folderów reklamowych. Jako organizator konferencji musisz zadbać o rozpoznawalność swojego brandu, tak by nikt z gości nie miał wątpliwości, co za firma organizuje to szkolenie.

Catering

Jeżeli miejsce na Twoje wydarzenie nie posiada zaplecza gastronomicznego, będziesz musiał znaleźć firmę cateringową. Obiad, czy kawa i ciasteczka to obok gadżetów must have na konferencjach. Umowę z firmą cateringową podpisz na kilka tygodni przed planowanym wydarzeniem.

Na kilka dni przed startem uzgodnij menu oraz zakres tzw. przerwy kawowej. W przypadku wyboru hotelu, który z pewnością ma na miejscu pracującą kuchnię, pozostaje Ci jedynie omówienie szczegółów wszystkich posiłków. Upewnij się, że wśród gości są osoby, które nie jedzą miejsca.

Warto o ten aspekt zapytać już przy formularzu zgłoszeniowym. Dodaj w nim pytanie o menu – tradycyjne lub wegetariańskie, a nawet wegańskie. To zawsze mile widziany ukłon w stronę gości.

Podsumowanie konferencji

Zakończenie konferencji to dla Ciebie kamień z serca? Spokojnie nie tak szybko, to jeszcze nie koniec. Goście wyszli, hotel sprząta po konferencji, a Wy jako organizatorzy „opijacie” sukces imprezy. Na dzień po zakończeniu imprezy, na skrzynkach e-mailowych Twoich gości powinny znaleźć się obszerne podziękowania za udział w konferencji wraz z krótkim podsumowaniem, nie zapomnij również o kilku słowach o organizatorze.

Odezwij się bezpośrednio do prelegentów z Twojej konferencji, zadbaj o publikację ich sylwetek i artykułów (jeżeli branża i charakter imprezy tego wymaga). Zebraną podczas eventu bazę gości, wykorzystaj do newslettera. Swoich gości informuj o sukcesach firmy, nowych przedsięwzięciach i zbliżających się eventach biznesowych. Taka baza kontaktów to skarb dla każdego organizatora biznesowych eventów.

Szukasz miejsca na konferencję, imprezę firmową lub szkolenie pracowników? Hotel Magellan Business & Spa to miejsce, w którym zorganizujesz udany event biznesowy, ale również spędzisz wyjątkowy weekend we dwoje w spa.  Załoga hotelu ma bogate doświadczenie w organizacji biznesowych wydarzeń.